A domicile ou au boulot, il peut être compliqué de travailler sereinement, d’éviter la procrastination, et de s’organiser correctement pour être vraiment efficace. Voici quelques conseils que nous pouvons vous donner !

Qui n’a jamais eu de problèmes à s’organiser ? Que ce soit pour notre travail, ou même simplement pour les tâches à faire à domicile. Tellement de choses à faire, si peu de temps, seulement 24 heures dans une journée, et la procrastination qui nous guette… 

Se trouver une organisation n’est pas chose facile. Ce qui marche pour l’un ne marche pas forcément pour l’autre. Chacun est programmé différemment, et chacun a ses propres méthodes de travail préférées. Toute la difficulté est de trouver laquelle fonctionne pour soi.

Attention, nous ne disons pas ça uniquement pour le bien-être de votre carrière professionnelle (et de votre relation avec votre patron). Il y a aussi un vrai enjeu personnel derrière : les tâches inachevées ont une tendance à vous rester dans le crâne, à prendre de l’espace, et à grignoter votre bien-être petit à petit. Difficile de profiter de sa soirée convenablement avec un sentiment de culpabilité pesant toute la soirée.

Du coup, nous vous proposons plusieurs options, allant des “bases” aux plus élaborées. A vous de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous, et n’hésitez pas à expérimenter !

Les petites règles simples

Avant de partir dans les méthodes plus élaborées, commençons d’abord sur les règles générales applicables dans tous les cas.

La première règle, fondamentale, est la règle des 2 minutes. Le principe est extrêmement simple : Avez-vous une tâche à faire qui vous prendra 2 minutes à faire maximum ? Faites-la maintenant. Débarrassez-vous en tout de suite, ce sera fait et ça ne vous encombrera plus l’esprit ! Une façon très simple de réduire votre charge mentale.

Attention cependant à ne pas en abuser. En effet, si vous passez votre temps à remettre les tâches plus importantes à plus tard en cherchant activement à faire des tâches de deux minutes, vous passerez votre temps à cela tout en esquivant votre travail plus urgent. C’est de la procrastination avec des étapes supplémentaires.

Et c’est aussi pour cela que la règle suivante entre en jeu : faites le plus ennuyant d’abord.

Nous avons tous des tâches qui sont plus pénibles que d’autres. Trop longues, pas passionnantes, rébarbatives… Faites-les en premier et sortez-les de votre système tout de suite. Non seulement vous n’y couperez pas de toute façon, mais le soulagement en termes de charge mentale journalière et le fait de pouvoir ensuite se concentrer sur les choses qui vous font plaisir vous motivera pour le reste de votre journée.

Les anglais appellent cette méthode “Eat the frog”, ou “Mangez la grenouille”.

Et enfin, quand vous êtes concentré sur quelque chose, mettez de côté les distractions. Rangez votre téléphone dans un tiroir hors de vue, préparez votre espace de travail… Un petit peu d’organisation fera des merveilles.

Les techniques de travail

Maintenant, il est temps de s’y mettre. Chacun a sa méthodologie, mais nous allons vous en proposer quelques-unes.

Gardez en tête que chacun a un fonctionnement différent, et que cette courte liste n’est pas exhaustive. N’hésitez pas à expérimenter et à trouver ce qui marche le mieux pour vous !

– La méthode Pomodoro : Une méthode très facile à appliquer et très versatile dans son usage, adaptable à votre propre rythme.

Le principe de la méthode Pomodoro est très simple : Établissez une liste de choses que vous avez à faire, et préparez une estimation du nombre de cycles dont vous allez avoir besoin pour l’accomplir. Ceci fait, lancez un chronomètre, et  concentrez-vous sur votre travail sans distractions pendant 25 minutes. Faites une pause de 5 minutes, puis recommencez.

Après 4 cycles (100 minutes de travail et 20 minutes de pause), accordez-vous une pause plus longue, allant de 15 à 25 minutes. N’utilisez pas votre smartphone comme chronomètre – souvenez-vous de ce que l’on a dit pour les distractions ! Il existe des sites internet dédiés, ou si vous avez un minuteur de cuisine, c’est l’occasion de s’en servir. Le nom “Pomodoro” est tiré des minuteurs en forme de tomate – “pomodoro” en italien – que le créateur utilisait.

Il est important que les pauses ne soient pas en rapport avec votre travail. Etirez-vous, marchez un peu, buvez un verre d’eau… C’est même l’occasion pour faire de la cohérence cardiaque !
N’ayez aucune honte concernant vos pauses. Peu de personnes peuvent travailler de façon optimale sur de longues durées. Accordez-vous ce temps pour souffler.

Vous pouvez aussi expérimenter avec les durées. Certains préfèrent un cycle de 50 minutes de travail pour 10 minutes de pause. Trouvez ce qui vous convient !

Diviser son temps efficacement est la clé pour travailler avec la méthode Pomodoro.

– La méthode “Getting Things Done” (GDT) : “Faire les trucs” en anglais. Cette méthode met l’accent sur l’organisation et la priorisation des tâches, et prend place sur une plus longue durée que le Pomodoro..

La méthode comprend 5 étapes: Collecter, Traiter, Organiser, Réviser, Agir.

.Collecter consiste à regrouper toutes les tâches qui vous viennent en tête. Tout ce qui vous vient à l’esprit doit être noté, ne vous limitez pas juste aux tâches relatives au travail !

.Traiter la liste vient ensuite : est-ce que la tâche doit être faite pour réaliser votre objectif ? Si oui, gardez-la, sinon, écartez-la.
Parmis les tâches gardées, est-ce que certaines sont prioritaires ? Si ce n’est pas prioritaire, vous pouvez l’écarter. Si elle est prioritaire, peut-elle être traitée en deux minutes ou moins ? Si oui, faites le maintenant, sinon, continuez.

.Organiser les tâches restantes vient après. Il s’agit de trier les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Une tâche importante et urgente doit être planifiée rapidement. Une tâche importante mais non-urgente peut être gardée pour plus tard. Une tâche urgente mais pas importante peut être déléguée si possible.

.Réviser ensuite au moins une fois par semaine pour contrôler l’avancée des tâches, et voir si elles sont en cours, terminées, ou si d’autres sont venues se rajouter.

.Agir ensuite et commencer à réaliser les tâches planifiées. 

Cette méthode peut se combiner avec le Pomodoro, si vous y parvenez. Dans tous les cas, la régularité est clé !

Il existe autant de méthodes que de personnes, et chacun peut trouver une variante qui lui convient plus qu’une autre. Trouver quelque chose qui marche pour vous peut être difficile, mais votre efficacité n’en sera que meilleure une fois que vous l’aurez !